Deelnemersvoorwaarden Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018

Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018

Deelnemersvoorwaarden

Definitie deelnemers: met de term deelnemers wordt bedoeld personen die zich voor de Exalto Sport Wandeldriedaagse als wandelaar / begeleider hebben ingeschreven. In het geval dit minderjarigen betreft worden zij hierbij vertegenwoordigd door de wettelijke vertegenwoordiger(s).

  1. Algemene voorwaarden
  2. 1.  De Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 wordt gehouden in Lunteren, vertrek en aankomst op ’t Nieuwe Erf.
  3. 2.  De Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 start op dinsdag 29 mei 2018 en eindigt op donderdag 31 mei 2018.
  4. 3.  In bovengenoemde periode vinden de activiteiten plaats tussen 17.30 en 21.30 uur.
  5. 4.  Inschrijving voor deelname is enkel mogelijk voor individuen.
  6. 5.  De deelnemers dienen op 28 mei 2018 een minimumleeftijd van 4 jaar te hebben.
  7. 6.  Het deelnemen aan de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 geschiedt geheel op eigen risico.
  8. Inschrijving

2.1. Inschrijving voor de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 is enkel mogelijk als individu.

  1. 1.1.  De inschrijving voor de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 gebeurt door de deelnemer zelf of diens wettelijke vertegenwoordiger via de link op de webpagina van Exalto Sport of op 28 mei vanaf 17.30 uur aan de inschrijftafel op ’t Nieuwe Erf.
  2. 1.2.  Na invulling en verzending van het online inschrijfformulier ontvangt de deelnemer een automatische bevestiging van de inschrijving. In het geval de inschrijving plaats vindt bij de inschrijftafel ontvangt de deelnemer ter plaatse het bewijs van inschrijving.
  3. 1.3.  De deelnemer ontvangt geen factuur per post, een digitale factuur is via de e-mail op te vragen bij de penningmeester van Exalto Sport.
  4. 2.  Iedere deelnemer dient dagelijks het bewijs van inschrijving mee te nemen. Het dient gedurende de hele activiteit door de deelnemer bij zich gedragen te worden.
  5. 3.  Bij aanmelding vindt controle plaats van de persoonsgegevens die door middel van de online inschrijving bij de organisatie bekend zijn. Bij deze controle wordt gecontroleerd of de deelnemer betaald heeft.
  6. 4.  Bij wijziging of annulering wordt de gedane betaling niet terugbetaald of verrekend.
  7. 5.  De uiterste inschrijfdatum voor de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 bij voorinschijving is 20 mei 2018.
  8. Inschrijfgeld & betaling
  9. 1.  Het inschrijfgeld voor de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 bedraagt € 7,00 (zegge zeven euro). Bij dag deelname wordt het gehele bedrag in rekening gebracht. Leerlingen van de Lunterse scholen die zich bij voorinschrijving via de site aanmelden ontvangen een korting op het inschrijfgeld van € 1,00.
  10. 2.  De deelnemersbijdrage kan enkel voldaan worden middels een eenmalige machtiging indien de inschrijving via de website van Exalto Sport plaats vindt. Indien de inschrijving plaats vindt aan de inschrijftafel op ’t Nieuwe Erf dan is de deelnemer verplicht direct en contant af te rekenen. Andere betaalvormen worden niet geaccepteerd.
  11. 3.  De deelnemers waarvan blijkt dat zij bij aanvang van de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 volgens de financiële gegevens nog niet hebben betaald, zijn verplicht om bij aanmelding aan de inschrijftafel contant en gepast te betalen.
  12. 4.  In de deelnemersbijdrage is niet inbegrepen:

3.4.1. Het vervoer (van deelnemers en hun materialen) naar en van ’t Nieuwe Erf te Lunteren.

  1. Verzekering

4.1. Voor Nederlandse deelnemers is de collectieve, secundaire ongevallen van de Gelderse Wandel Bond van kracht. Verlies van en schade aan materiaal en persoonlijke bezittingen zijn niet verzekerd.

4.2. Exalto Sport kan niet aansprakelijk worden gehouden voor verlies, diefstal of beschadiging aan goederen van deelnemers tijdens de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 of gedurende de reis van en naar het startpunt.

  1. Overige voorwaarden
  2. 1.  Exalto Sport heeft het recht om beeldmateriaal dat tijdens de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 gemaakt wordt te gebruiken voor publicitaire doeleinden zonder aparte toestemming of financiële tegemoetkoming van en aan de deelnemer.
  3. 2.  Om de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 in goede banen te leiden kunnen huisregels niet ontbreken. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers en hun bezoeker(s) verwacht dat zij zich aan deze huisregels houden. Het stichtingsbestuur behoudt zich het recht voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van betreffende deelnemer van het start- en eindpunt en de route waar de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 plaatsvind. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op terugbetaling van het betaalde inschrijfgeld. De huisregels zijn terug te vinden onderaan deze deelnemersvoorwaarden en maken deel uit van de deelnemersvoorwaarden.
  4. 3.  Door inschrijving en deelname aan de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 wordt verondersteld dat de deelnemer op de hoogte is van alle daarmee samenhangende voorwaarden geldend voor dit specifieke evenement. Door deelname aan de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 gaat de deelnemer hier nadrukkelijk mee akkoord en zijn de aanvullende regels onverkort van toepassing.
  5. 4.  Naast de reguliere communicatiekanalen, worden ook e-mail en boodschappen via mobiele telefoon (in geval van SMS kosteloos voor de ontvanger) gebruikt om de deelnemers en hun ouder(s)/verzorger(s) van informatie te voorzien over de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018. De deelnemer gaat akkoord met het ontvangen van berichten op zijn e-mailadres en mobiele telefoon.
  6. 5.  Elke deelnemer houdt zich zelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 die via nieuwsbrieven, website, mobiele kanalen, etc. wordt verspreid.
  7. 6.  Beeldmateriaal dat deelnemers beschikbaar stellen aan de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 en daarmee aan Exalto Sport, mag vrij gebruikt worden door Exalto Sport.
  8. 7.  Exalto Sport kan bij bepaalde gelegenheden het maken van beeldmateriaal (foto/video) weigeren.
  9. 8.  Prijswijzigingen en publicatiefouten voorbehouden.

 

Huisregels

De Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 vindt plaats van 29 tot en met 31 mei in Lunteren, vertrek en aankomst dagelijks op ’t Nieuwe Erf. Op een evenement als de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 is de belangrijkste regel dat je met elkaar zoveel mogelijk plezier moet hebben. Let op elkaar en op elkaars spullen, doe een ander niets aan dat je zelf ook niet leuk zou vinden. Kortom, maak er een fantastische wandeltocht van!

Algemeen

Door deel te nemen aan de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018, ga je akkoord met onze huisregels. Wanneer je je niet houdt aan deze huisregels en aanwijzingen van de organisatie, kun je van deelname uitgesloten worden.

Iedere deelnemer aan de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018, is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar gedrag alsmede voor orde en netheid op de route en de directe omgeving buiten de route. De organisatie ziet erop toe dat alle deelnemers dit ook daadwerkelijk naleven. Het deelnemen aan de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 is geheel op eigen risico. De organisatie en de scholen die hun medewerking verlenen aan de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor welke vorm van schade/letsel aan personen of eigendommen.

Aankomst/vertrek

Bij aankomst en vertrek dienen de aanwijzingen van de verkeersregelaars en de organisatie stipt opgevolgd te worden. Fietsen stal je op de daarvoor aangewezen plaatsen.

Op last van de Gemeente Ede is de kruising Dorpsstraat / Stationsstraat tijdens het binnenhalen van de wandelaars op donderdagavond 31 mei 2018 van 19.30-21.00 uur afgesloten voor verkeer. Auto’s mogen niet in dit deel van de straat en op het terrein worden geparkeerd. Om verkeershinder te voorkomen wordt het afgeraden met de auto te komen.

Aansprakelijkheid

De deelnemers zijn zelf aansprakelijk voor hun gedrag. Ingeval van minderjarige zijn dit de wettelijk vertegenwoordigers. Ook als zij zelf niet meewandelen, blijven de kinderen vallen onder hun verantwoordelijkheid. Onverantwoordelijk gedrag dat leidt tot eventuele schadeclaims valt niet onder de aansprakelijkheid van Exalto Sport of de scholen die hun medewerking verlenen, maar zal via de wandelbond met de eigen W.A. verzekering van de betreffende deelnemer, geregeld worden.

Aanstootgevend gedrag

Agressie of hinderlijk gedrag wordt absoluut niet getolereerd. De organisatie (het Exalto Sport bestuur) kan besluiten een deelnemer uit te sluiten van deelname wegens agressief, hinderlijk of aanstootgevend gedrag. Elk (vermoeden) van ongewenst gedrag moet gemeld worden aan het bestuur. In geval van het plegen van strafbare feiten wordt aangifte gedaan bij de politie. Van deze aangifte worden indien van toepassing de ouders/verzorgers in kennis gesteld. In het geval van vernieling en/of diefstal van eigendommen van de organisatie of haar leveranciers, wordt aangifte gedaan bij de politie en de schade wordt verhaald op de dader(s).

Afval

Gooi het afval in de daarvoor bestemde bakken. Laat afval niet achter in het bos of elders op de wandelroutes.

Begeleiding

Met alle deelnemers uit de groepen 1 tot en met 4 van de basisschool dient er minimaal een begeleider mee te lopen. Vanaf groep 5 dienen per deelnemende groep (klas) minimaal twee begeleiders mee lopen. Indien voor een groep niet dit minimale aantal begeleiders beschikbaar is, kan deze groep niet als groep deelnemen. Individueel inschrijven blijft in dat geval wel mogelijk.

Begeleiders kunnen zich van tevoren opgeven via de website. Ingeschreven begeleiders zijn dan ook verzekerd via de wandelbond en krijgen, indien zij 3 avonden mee wandelen, ook een medaille, tenzij zij hiervoor ook betaald hebben. ‘Last minute’ begeleiders kunnen ook voor de start nog worden ingeschreven bij de organisatietafels op ’t Nieuwe Erf

De begeleiders moeten voor de wandeling zich melden bij de inschrijftafel en daar de deelnemerslijst startkaarten en consumptiebonnen van hun groep ophalen. Na afloop van de wandeling melden zij zich af d.m.v. het inleveren van de startkaart.

Bereklauw

Onderweg kun je op de route de plant Bereklauw tegenkomen, deze is giftig en als je hem aanraakt, kun je verbrandingsverschijnselen krijgen. Pas op met deze plant.

Betalen

Het inschrijfgeld dient in het geval van aanmelden via de website te worden voldaan middels een eenmalige machtiging voorafgaand aan het evenement. Indien blijkt dat deze betaling bij aanmelden nog niet is voldaan of als er wordt ingeschreven bij de inschrijftafel dan dient er ter plaatse afgerekend te worden. Dit kan alleen contant en het liefst met gepast geld.

Binnenhalen wandelaars

De muziekvereniging KNA zal op de laatste aankomstavond aanwezig zijn. Bij binnenkomst in Lunteren, tijdens het laatste deel van de te lopen route, kunnen bloemen of iets dergelijks uitgereikt worden aan de wandelaars. In de Lunterse Krant en op de site van Exalto Sport wordt vermeld waar dit plaatsvindt.

Calamiteiten

Bij eventuele calamiteiten dien je de aanwijzingen van de aanwezige EHBO-ers en de organisatie op te volgen.

Consumpties

Iedere deelnemer ontvangt dagelijks voor vertrek zijn/haar consumptiebon. Deelnemers krijgen onderweg bij inlevering van een consumptiebon een versnapering aangeboden.

EHBO

Bij de start, finish en langs de route is EHBO aanwezig.

Gevonden voorwerpen

Bij de inschrijftafel op ’t Nieuwe Erf, kunnen gevonden voorwerpen worden ingeleverd en door de rechtmatige eigenaar worden opgehaald. Na donderdag 31 mei 2018 worden alle voorwerpen die niet zijn opgehaald, geschonken aan een goed doel of vernietigd. Alle waardevolle voorwerpen zullen na afloop van de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 aan het bestuur van Exalto Sport worden overhandigd.

Graffiti

Het aanbrengen van graffiti is ten strengste verboden. De schade zal worden verhaald op de dader(s).

Kleding /schoenen

Leerlingen van de Lunterse scholen wordt indien mogelijk gevraagd om te verschijnen in shirtjes van school.

Uit veiligheidsoverwegingen wordt het dragen van stevige, gesloten (loop)schoenen geadviseerd.

Klimmen

Het is niet toegestaan zowel bij start en finish als langs de route op objecten of in bomen te klimmen.

Luntersch Buurtbosch

 

Het bestuur van Het Luntersche Buurtbosch geeft toestemming om routes door het Lunterse Buurtbosch te lopen onder de wellicht bekende voorwaarden:

  1. Er wordt alleen gebruik gemaakt van brede paden en er wordt door de deelnemers niet van de bestaande paden afgeweken.
    b. Er wordt voor gezorgd onnodig lawaai in het bos te voorkomen. Dit is belangrijk i.v.m. het broedseizoen dat loopt van half maart tot half september.

Medaille

Op de laatste avond krijgt iedere betalende deelnemer op ’t Nieuwe Erf zijn/haar medaille uitgereikt.

Opvolgen aanwijzingen

In het belang van de veiligheid en openbare orde tijdens de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018 dienen de deelnemers alle door de organisatie, beveiliging of politie gegeven aanwijzingen direct op te volgen.

Roken, drugs en alcohol

Roken liever niet tijdens de wandeling en zeker niet in het bos! Dit in verband met brandgevaar. Zorg er voor dat er geen peuken achterblijven.

Het nuttigen of meenemen van alcoholische dranken is tijdens de wandeltocht niet toegestaan.

Het bezit of gebruik van verdovende middelen (waaronder softdrugs) is verboden en leidt tot onmiddellijke verwijdering.

Bij overtreding van een van deze regels worden de ouders/verzorgers in kennis gesteld.

Starttijden

Om het vertrek overzichtelijk en beheersbaar te houden zijn de starttijden als volgt: De 10 km start tussen 17.45. en 18.25 uur en de 5 km tussen 18.30 en 19.00 uur. De precieze tijden zullen worden gepubliceerd in de Lunterse Krant en op de website van Exalto Sport, www.exalto-sport.nl. De start wordt geregeld door mensen van Exalto Sport. Wij verzoeken u zich strikt aan het schema te houden, en tijdig aanwezig te zijn. Er wordt niet gewacht op laatkomers!

Toegang

Het bewijs van inschrijving dat iedere deelnemer ontvangt dient dagelijks mee genomen te worden. Deelnemers zijn verplicht dit gedurende de hele week bij zich te hebben. Indien de organisatie hierom vraagt dient dit bewijs getoond te worden.

Waardevolle spullen

Laat je waardevolle spullen thuis. Het Exalto Sport bestuur is niet verantwoordelijk voor vernieling of diefstal van je meegebrachte eigendommen.

Tot slot

Bij twijfel of discussie over wat wel en niet is toegestaan tijdens de Exalto Sport Avondwandeldriedaagse 2018, wordt het Exalto Sport bestuur geraadpleegd. Zij zijn eindverantwoordelijk en nemen dan de beslissing. In alle gevallen die niet binnen deze regels vallen beslist dus het bestuur. Deze beslissingen zijn bindend.